失敗しないグループウェアの選び方とは

グループウェア、という言葉がIT業界の中で一般的になってからかなりの年月が経ちます。

最近はIT以外のビジネスの場でも、子の言葉は浸透してきており、大企業から中小企業まで、グループウェアは多くの企業で日々の業務を潤滑に回していくために必要不可欠なものとなってきました。

そんなグループウェアですが、導入がまだこれから、といったところも多いでしょう。

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ですが、IT化で業務のムダをなくそう、と始めたのはいいが、誰にも使用されることなくただ月額利用料や導入費だけがかかり、眠ってしまっているという事例もまま聞く話です。


では、どうしたら失敗せずに導入できるのか、そのキーポイントは3つあります。まず一つには、自社の業務にあったものを選ぶことです。



グループウェアの主題は業務における情報の共有です。

たとえば小売店ですとシフトの管理と状況確認は必須と言えますが、逆に外回り営業社員などが多い場合は予定管理、行動管理が必須と言えるでしょう。
逆に言えば、使用しそうにもない機能ばかり盛り込んでも、その機能の多さで使いづらいものとなります。

二つ目は、社員のリテラシーを重視することです。
社員構成によっては、IT関連のスキルが低いメンバーが多い部署等がある事も多いでしょう。

そういった部署では携帯等から最低限度の利用ができる機能を提供するなど、必要な機能とリテラシーに応じて、誰もが何かしら使える、といったことを考える事も必要です。

最後は、教育及び意識の統一です。



二つ目とも関わってきますが、情報の共有が主題である以上、共有しない部署や人がいると、それだけで存在価値は大きく損なわれます。

グループウェアを導入した際に得られるメリットを全社員に理解させ、使用することにより業務が増えるのではなく問題が解決することが多い、と前向きになってもらうことが大事と言えます。